+31624594423 mirjam@prachtpraat.nl
Selecteer een pagina

Wil jij met je team tot concrete oplossingen komen? Misschien wel nieuwe teamdoelen formuleren of even herijken in deze periode met veel afstand? Verlopen jullie online vergaderingen stroef? Of wil je een participatietraject opzetten met een diverse groep? Het kan online. Graag deel ik mijn lessons learned van de afgelopen periode. Heb je toch nog hulp nodig? Ik faciliteer met plezier jullie gesprek. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Normaal gesproken breng ik groepen mensen bij elkaar. Fysiek in een ruimte. Een heel team bij elkaar die samen opdrachten doen. Of grote groepen van een paar honderd mensen die vervolgens worden verdeeld over tafeltjes met zijn vieren of achten. In het proces dat vervolgens volgt zetten we soms online fora in en die ervaar ik als ondersteunend. Maar wanneer alleen maar gebruik wordt gemaakt van een forum mis je de ontmoeting en het heeft daardoor zo zijn keerzijde. Je communiceert, al dan niet anoniem, tegen een onzichtbaar iemand en dat kan voor ontmenselijking zorgen. Vooral als die ander een andere mening heeft en in jouw ogen tot een andere groep behoort. En dan kan het maar zo gebeuren dat het gesprek ontspoort.

Inmiddels zitten we in een coronacrisis en daardoor zijn fysieke ontmoetingen voorlopig niet mogelijk. Daardoor kwam voor mij alles even tot stilstand. Het vraagt om een herijking. En al heeft de fysieke ontmoeting nog steeds de voorkeur. Er is een next best thing. En nu het erop lijkt dat dit voorlopig het nieuwe normaal is deel ik graag mijn ervaringen. Omdat de behoefte aan samen in gesprek gaan en tot oplossingen komen nu misschien wel groter is dan ooit. 

Naast online fora heb je natuurlijk ook het beeldbellen of videobellen. Net als veel anderen heb ik de afgelopen tijd er flink op los gezoomt, gewebext, rondgehangen in google hangout en zo kan ik nog wel even doorgaan. En wat me opviel was dat ik verbinding ervaarde en echt contact. En ondanks dat het niet mogelijk is elkaar recht in de ogen te kijken, je kunt elkaar wel zien en horen en toch nog behoorlijk wat lichaamstaal aflezen. Bij de onmogelijkheid van een ontmoeting in levende lijven komt dit toch aardig in de buurt.

Een aantal spelregels zijn wel van belang om een onlinebijeenkomst goed te laten verlopen. Ik heb ze op een rijtje gezet. Ik ga hier verder niet in op eventueel het proces dat je online inzet. Voer voor een volgende blog.

Vooraf

  • Bedenk wat je doel is van de sessie en stem hier de lengte van je sessie op af. Je kunt je traject eventueel over meerdere sessies verspreiden. 
  • Hou er rekening mee dat het gesprek trager gaat dan in een normaal gesprek. Simpelweg omdat een deel van de non-verbale communicatie wegvalt en je dus actiever aan elkaar moet vragen of er iemand nog iets wil zeggen. Het vraagt ook vaker om een rustmoment. 
  • Maak de sessies niet te lang. Maximaal een dagdeel met voldoende pauze momenten. Via een beeldscherm communiceren vraagt meer focus en kost daardoor meer energie. 
  • Plan je onlinebijeenkomst alvast in en zet alle deelnemers in de sessie. 
  • Werk je met grotere groepen zorg dan dat je met minimaal twee personen de sessie begeleidt. Iemand die de technische kant in de gaten houdt en mensen met bijvoorbeeld inlogproblemen verder helpt en iemand die het inhoudelijk proces begeleidt. 
  • Wil je met breakoutrooms werken (subsessies) bereid dit van tevoren alvast voor. Heb je dit nog nooit gedaan oefen eerst met bijvoorbeeld familie of vrienden of collega’s. 
  • Zorg dat de informatie die je wilt delen (digitaal) voorhanden is. 

Voorbereiding van de bijeenkomst

  • Wees helder in je uitnodiging. Neem daar in ieder geval in op:
    Begin en eindtijd en hoe er ingelogd kan worden. Moet er bijvoorbeeld een programma op de computer worden geïnstalleerd, of kan er via de browser worden ingelogd. 
  • Wanneer je een langere sessie houdt vraag deelnemers in de uitnodiging alvast een kopje koffie of thee en een glaasje water neer te zetten en eventueel iets te eten. 
  • Vraag deelnemers om een oortje met microfoon te gebruiken als ze die hebben. Dit verbetert de geluidskwaliteit aanzienlijk. 
  • Adviseer een rustige plek op te zoeken, waar zo min mogelijk kans is op verstoring. 
  • Vraag deelnemers op tijd in te loggen (een paar minuten van tevoren) en laat ze wachten in een digitale wachtruimte, zodat je iedereen tegelijk toe kan laten. 
  • Spreek af dat je onder je eigen naam inlogt. De naam komt in beeld. Zo kunnen deelnemers elkaar, met name als ze elkaar nog niet kennen, bij hun naam aanspreken. Ook weet je dan wanneer bijvoorbeeld het beeld van iemand wegvalt bij wie dat het geval is.

Tijdens de sessie:

  • Spreek af dat je je mobiel uitzet. 
  • Zet je scherm op beeldvullend.
  • Vraag iedereen de mail op de eigen computer uit te zetten. 
  • Bij grote groepen kunnen vragen via de chat gesteld worden, zodat de procesbegeleider die makkelijk kan beantwoorden zonder dat er veel verstoringen zijn. 
  • Vraag aan groepen groter dan 6 personen de microfoon op mute (stil) te zetten wanneer ze niet spreken.
  • Maak afspraken over het gebruik van het digitale handje in grotere groepen om zo aan het woord te komen.
  • Accepteer het als de techniek even hapert. Je deelnemers zijn geduldig. Je bent afhankelijk van ieders wifi thuis en een heel druk wereldwijd web.

En dan nog wat open deuren: Kijk even goed naar je achtergrond. Zet de blur functie aan of maak gebruik van een eigen plaatje. Zoom heeft bijvoorbeeld zo’n optie. Zit je ineens op een tropisch eiland of in de ruimte.

En tot slot, maak plezier! Maak ook ruimte voor het informele deel. Hoe zit iedereen erbij? Zijn er dingen die eerste aan de orde moeten komen voordat je van start kunt gaan? Wanneer je met je eigen team afspreekt is dit minstens zo belangrijk. Hoe vergaat je teamleden het thuis? Je spreekt elkaar immers niet meer regelmatig bij de koffieautomaat. 

Mocht je ondersteuning nodig hebben bij een online sessie. Of bijvoorbeeld twijfelen welk programma je moet gebruiken. Neem gerust vrijblijvend contact met me op! En ik hoop natuurlijk dat we elkaar heel snel weer in het echt kunnen zien en recht in de ogen kunnen kijken.